Risoluzione Agenzia delle Entrate 158/E
Documenti rilevanti ai fini contabili e fiscali: apertura al passaggio diretto in conservazione dello “spool di stampa” delle fatture

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Pubblicata sul sito dell’Agenzia delle Entrate[1] la Risoluzione 158/E.
Con tale risoluzione l’Ag. Entrate ha dato risposta ad alcuni quesiti posti da Assinform e relativi al D.M. 23 gennaio 2004 e fatturazione elettronica.

L’agenzia delle Entrate pur riconoscendo “la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione” ammette che  “si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.

Questa posizione è stata più volte prospettata dall’Avv. Andrea Lisi[2] - Presidente Anorc.

L’Agenzia delle entrate riconosce che le disposizioni in materia di Conservazione sostitutiva dei documenti analogici non specificano con quale sistema debba avvenire l’acquisizione dell’immagine da portare in conservazione: tale modalità, dunque, deve considerarsi libera e non soggetta a specifiche regole.

Tuttavia, trattandosi di acquisire l’immagine di “documenti”, ossia della rappresentazione di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti, l’Agenzia ritiene necessario che il procedimento di acquisizione garantisca che l’immagine rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta.

Un tale risultato potrà essere sicuramente raggiunto con una procedura di conservazione correttamente implementata e descritta nel Manuale della Conservazione e, quindi, sottoposta alla piena responsabilità del Responsabile della conservazione che deve vigilare su tutto il processo di trattamento e conservazione.

L’Agenzia conclude ricordando che trattandosi, ad esempio, di fatture elettroniche, sarà necessario che dall’immagine acquisita ai fini della conservazione, risultino rappresentati gli elementi essenziali, indicati dall’articolo 21, comma 2, del d.P.R. n. 633 del 1972. Inoltre, dovranno “essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi”.