Una calda estate in tema di conservazione sostitutiva

Di Luigi Foglia  - Digital&Law Department Studio Legale Lisi

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Tra il luglio e l’agosto 2009 l'Agenzia delle Entrate ha pubblicato quattro risoluzioni (n. 194/E, n. 195/E, n. 196/E e n. 220/E) sul tema della conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti.

Con tali risoluzioni vengono ribaditi o ulteriormente chiariti alcuni aspetti della conservazione sostitutiva e del ruolo del Responsabile della conservazione.

Ris. n. 194/E: Con tale risoluzione l’Agenzia delle entrate ritiene che la conservazione su supporto informatico delle copie delle dichiarazioni trasmesse dall'istante in qualità di sostituto d'imposta è correttamente effettuata senza necessità di riprodurre la sottoscrizione del contribuente così come già stabilito per i CAF dalla risoluzione 298/E del 2007. In tale risoluzione, infatti, ci si riferisce genericamente al “soggetto incaricato della trasmissione” e, quindi, si ritiene che anche i sostituti d’imposta siano soggetti incaricati della trasmissione nell’ambito dell’attività di assistenza fiscale prestata nei confronti dei propri dipendenti ai sensi dell’articolo 17 del decreto ministeriale n. 164 del 1999.

Ris. n. 195/E: L'Agenzia delle Entrate, in questa risoluzione, risponde a 2 quesiti. Con la prima risposta ribadisce la possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore: con la risoluzione del 23 giugno 2008, n. 260/E l’Agenzia delle entrate aveva già affermato la possibilità di convivenza piena, ai fini della conservazione, delle fatture elettroniche e di quelle analogiche, potendo così convivere presso lo stesso contribuente il sistema di conservazione sostitutiva e quello di conservazione tradizionale.

Inoltre, l'Agenzia fornisce risposta ad un altro quesito relativo all’acquisizione dell’immagine dei documenti da conservare attraverso una procedura alternativa alla scansione dei documenti cartacei. Si ribadisce quanto l'Agenzia ha avuto modo di affermare, e noi di commentare, nella recente risoluzione 158/E del 15 giugno 2009 "...ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall'origine, i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all'acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l'immagine acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento".

Ris. n. 196/E: L'Agenzia risponde a tre quesiti relativi alla conservazione sostitutiva. Con il primo quesito viene ribadito che, come già affermato con la circolare 158/E del 1007, l’acquisizione di documenti analogici da portare in conservazione può essere effettuata tramite scansione o mediante qualsiasi altra modalità che garantisca la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto del documento.

L’agenzia poi chiarisce anche che non esiste alcun vincolo temporale per l'acquisizione dell'immagine dei documenti analogici da conservare e che una volta scelta la conservazione sostitutiva si può anche revocare tale scelta e tornare indietro: non sono prescritte specifiche modalità di manifestazione dell’opzione per la conservazione sostitutiva né per la sua revoca. Né la revoca dell’opzione è di ostacolo ad una successiva ri-adozione della conservazione sostitutiva dei documenti analogici. Unica condizione da rispettare è che nel periodo d'imposta il comportamento risulti omogeneo.

Ris n.220/E: Con questa risoluzione l’Agenzia afferma ancora una volta la possibilità che il contribuente possa delegare il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari ad uno o più operatori, sia persone fisiche che persone giuridiche; l’Agenzia ricorda anche che l’affidamento dell’incarico di effettuare la conservazione dei documenti fiscali non fa venir meno la responsabilità del contribuente nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti (risoluzioni 3 ottobre 2008, n. 364/E e 9 luglio 2007, n. 161/E).

Successivamente viene ancora richiamata la risoluzione 15 giugno 2009, n. 158/E, ribadendo la necessità che il procedimento di acquisizione dell’immagine dei documenti garantisca che l’immagine rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta. Per quanto riguarda le fatture, sarà necessario che dall’immagine acquisita ai fini della conservazione, risultino rappresentati gli elementi essenziali, indicati dall’articolo 21, comma 2, del d.P.R. n. 633 del 1972.

Infine si ribadisce la specialità delle norme contenute nel D.M. 23 gennaio 2004 e quindi la non applicabilità dell’articolo 23, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (“Codice dell’amministrazione digitale”), come modificato dall’articolo 16, comma 12, decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, nella parte in cui prevede la firma elettronica della copia del singolo documento analogico.

Pertanto, ai fini della conservazione sostitutiva dei documenti analogici originali unici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, i contribuenti potranno continuare ad attenersi alle indicazioni già fornite con circolare 36/E del 2006.