La risoluzione 354/E dell'otto agosto 2008 da parte dell'Agenzia delle Entrate, in risposta ad un interpello, lascia sperare che finalmente ci sia stato un ripensamento rispetto ad una precedente interpretazione riguardo la modalità di conservazione dei documenti formati con mezzi elettronici.

Infatti, su queste stesse pagine, ho avuto modo di esprimere le mie perplessità riguardo alla fantasiosa interpretazione del D.M. del 23 gennaio 2004 e della deliberazione CNIPA 11/2004 per cui un documento elettronico, come ad esempio uno spool di stampa o il PDF prodotto da un elaboratore elettronico, fosse da considerarsi un documento analogico e che quindi dovesse essere stampato e poi acquisito con uno scanner per assicurare la perfetta conformità all'originale prima della sua conservazione.

La nuova risoluzione ribalta l'interpretazione precedente e considera e riferendosi  alle dichiarazioni dei redditi prodotte tramite elaboratori elettronici, recita: "Inoltre, attesa la natura di documento informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l'obbligo di conservazione può essere assolto nel rispetto della modalità previste dall'articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004".

Quindi, in base a questa nuova interpretazione il documento, pur non essendo munito di riferimento temporale e di firma elettronica qualificata è da considerare un documento informatico. Nella risoluzione  14/E del 21 gennaio 2008 si affermava:

"...si ritiene che nella conservazione sostitutiva dei documenti analogici non si possa prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine del supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati" e per documenti analogici: "ai fini fiscali, il documento da cui trae origine lo spool non può che essere un documento analogico, ossia formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui".

Quindi, per legge, un file elettronico, formato da grandezze discrete, vale i singoli bit, diviene un file analogico come ad esempio una registrazione audio. È chiaramente un'assurdità cui finalmente  si sta dando rimedio.

Nello specifico. la risoluzione 354/E del 8 agosto 2008 risponde all'interpello fatto di un'associazione di commercialisti e avvocati che chiede se possano applicarsi, nel loro caso, le norme sulla conservazione sostitutiva che già, in risposta ad un precedente interpello, erano state giudicate ammissibili, per i Centri di Assistenza Fiscale (CAF) relativamente alle dichiarazioni dei redditi e alle altre comunicazioni fiscali  che gli intermediari trasmettono all'Amministrazione finanziaria.

Vorrei ricordare che gli intermediari devono conservare copia delle dichiarazioni  trasmesse per il periodo previsto dall'articolo 43 del D.P.R. 600/73 (fino al 31 dicembre del quarto anno successivo alla data di scadenza della dichiarazione).

In sostanza l'interpellante chiedeva di poter conservare in forma sostitutiva le copie delle dichiarazioni trasmesse, ed in particolare chiedeva se queste potevano  non riprodurre la sottoscrizione del dichiarante, evidentemente per evitare di dover stampare, firmare e sottoporre a processo di scansione la copia.

Nel rispondere, l'Agenzia, afferma che la copia del documento per il solo fatto di essere stata creata su supporti informatici  è da ritenersi, ai fini della conservazione  un documento informatico.

Possiamo quindi affermare che, per analogia, anche le fatture create su supporto informatico devono ritenersi documenti informatici e che non devono essere necessariamente stampate prima della loro conservazione. Questo a prescindere dalla presenza del riferimento temporale e della firma qualificata che caratterizza le fatture elettroniche come previsto dal D.Lgs. 52/2004.

La nuova interpretazione, consentendo di evitare la stampa e la successiva scansione, finalmente da un senso di semplificazione alle procedure cui devono sottostare i cittadini per ottemperare agli obblighi fiscali.