Conservazione Digitale. Finalmente anche le polizze assicurative possono essere digitalizzate!
Emanato il Regolamento ISVAP sulla tenuta dei registri e documenti assicurativi.
A cura di Silvia Montinari
Responsabile Comunicazione ANORC – www.anorc.it
Marketing Manager Digital & Law Department - Studio Legale Lisi – www.studiolegalelisi.it
L’ISVAP ha riconosciuto piena validità alla tenuta digitalizzata dei registri e dei documenti assicurativi, attraverso l’emanazione del Regolamento n. 27 del 14 ottobre.
Il settore assicurativo subirà quindi una rivoluzione nella gestione delle pratiche assicurative, infatti, il nuovo Regolamento ha riconosciuto piena validità giuridica e fiscale alla conservazione digitalizzata di registri e documenti, compresi i contratti di assicurazione e di riassicurazione.
In particolare, l’articolo 4 del Regolamento Isvap prevede la possibilità di creare i registri assicurativi su supporti informatici, nel rispetto delle regole tecniche e delle relative norme di attuazione previste per i documenti fiscali (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e DMEF 23 gennaio 2004).
Le annotazioni nei registri devono essere eseguite non oltre sessanta giorni dalla data delle operazioni cui si riferiscono.
Il successivo articolo 5 prevede, inoltre, che la conservazione dei registri formati su supporti informatici e la conservazione digitale sostitutiva dei registri formati su supporti cartacei deve avvenire nel rispetto delle regole stabilite per la conservazione dei documenti originali (non unici) e che tale conservazione deve essere effettuata alla chiusura di ciascun trimestre. Le imprese sono tenute a conservare i registri assicurativi per 10 anni (art. 2220 del codice civile)
Infine, per quanto riguarda i contratti di assicurazione e i contratti generali di riassicurazione, l’articolo 8 del Regolamento ISVAP specifica che, trattandosi di documenti originali unici, le imprese devono completare la procedura di conservazione ricorrendo alla figura del pubblico ufficiale, secondo quanto disposto dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
Il termine di conservazione dei registri è allineato all’art. 2220 codice civile (10 anni dalla data dell’ultima registrazione).
