STATUTO DELL’ASSOCIAZIONE NON RICONOSCIUTA
ANORC
Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale
Art. 1 – Denominazione e Soci Fondatori
L’Associazione denominata “Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale" (di seguito indicata anche ANORC) si è costituita in data 8 novembre 2007 per volontà dei Soci Fondatori.
I Soci Fondatori costituiscono un organo consultivo che esprime pareri non vincolanti su ogni questione che il Consiglio Direttivo riterrà di sottoporre.
Nel caso di sopravvenuta incompatibilità di tutti i soci fondatori non cesserà l’organo, ma verrà meno soltanto la funzione consultiva.
Art. 2 – Sede
L’Associazione ha sede legale e amministrativa in Segrate, via Cassanese 224.
L'elezione del domicilio sarà annotata in calce al verbale dell'assemblea in cui verrà nominato il consiglio direttivo e pubblicata anche sul sito internet dell'associazione.
In ogni caso il domicilio di ANORC potrà essere successivamente modificato dal Presidente della stessa.
Art. 3 – Scopo
L’Associazione è apartitica, aconfessionale, senza fine di lucro ed ha come scopo:
• la promozione e la diffusione di studi, iniziative e ricerche in materia di archiviazione e conservazione digitale di documenti analogici e informatici, di processi di conservazione digitale di documenti rilevanti ai fini fiscali, di funzione e ruolo del responsabile della conservazione sostitutiva, di firma digitale, di posta elettronica certificata e di tutte le materie in qualche modo correlate con la gestione elettronica documentale;
• la formazione, qualificazione e aggiornamento professionale, attraverso convegni, seminari e incontri di approfondimento, o con tecniche di formazione a distanza sulle materie sopra evidenziate;
• la promozione e sviluppo di attività editoriali, informative e di comunicazione in genere, con tutte le attività accessorie alle precedenti;
• sostenere la presentazione di istanze agli organi competenti in caso di evidenti situazioni di comportamento scorretto sul mercato da parte di alcuni operatori del settore della gestione elettronica documentale;
• stimolare anche attraverso la presentazione di circolari interpretative il dibattito in materia di conservazione e gestione digitale dei documenti;
Per il raggiungimento delle finalità istituzionali, l’Associazione potrà assumere partecipazioni in Società, Consorzi, organizzazioni ed Enti, nazionali e/o esteri, purché perseguano gli scopi sopra evidenziati. Il tutto anche in collaborazione e/o convenzione con altri enti pubblici e privati.
L'Associazione potrà compiere tutte le operazioni necessarie per il perseguimento dello scopo sociale, mobiliari ed immobiliari, ivi comprese operazioni di conto corrente, richieste di finanziamenti e fidi, accettare lasciti e donazioni, previo adempimento degli obblighi previsti dalla legge.
Art. 4 – Durata dell'Associazione
La durata dell'Associazione è stabilita fino al dicembre 2050 e potrà essere prorogata per delibera assembleare.
Art. 5 – Requisiti per l'ammissione all'Associazione ANORC
Può richiedere la partecipazione all'Associazione ogni persona fisica che dimostri di possedere, anche in via alternativa, almeno uno dei seguenti requisiti:
1. essere un responsabile della conservazione digitale dei documenti per una società o un ente;
2. essere un professionista operante nel settore della gestione elettronica documentale fornendo consulenza specialistica in materie giuridiche, economiche e/o informatiche e telematiche;
3. essere uno studioso della materia dell’archiviazione e conservazione digitale dei documenti o in materie comunque correlate;
4. essere un imprenditore con operatività nel settore dell'ICT, in particolare nel settore della gestione, archiviazione e conservazione ottica dei documenti.
L'acquisto della qualità di socio avviene a seguito di formale domanda di adesione inoltrata alla segreteria e comprendente la dichiarazione di eventuale sussistenza di cariche dirigenziali in altre associazioni aventi analogo scopo sociale; la domanda sarà discrezionalmente accettata sulla base della verifica dei requisiti del richiedente e ferma restando l'insindacabilità ed inappellabilità della decisione.
All'approvazione della iscrizione segue l'iscrizione nel registro Soci ed il contestuale versamento della quota associativa e conferimento dati personali nelle forme di legge (artt.13-24 e ss D.lgs. 196/2003).
Art. 6 - Soci
L'associazione ANORC si compone di soci “fondatori”, “effettivi”, “onorari”, “sostenitori” e “benemeriti”.
• Ai soci “fondatori” vengono riconosciuti i diritti, doveri e facoltà dei soci “effettivi” o “sostenitori”, fatto salvo quanto disposto nell’art.1.
• Sono considerati soci effettivi le persone fisiche appartenenti a studi professionali e/o ad aziende che rispondono alla domanda di soluzioni documentali;
• Sono considerati soci sostenitori le persone fisiche appartenenti ad aziende del mercato dell’offerta di soluzioni documentali, interessate a supportare con la propria adesione le attività associative.
• Sono considerati soci onorari coloro che, individuati tra studiosi di chiara fama che abbiano particolari benemerenze in campo scientifico, accademico e/o professionale afferenti l’oggetto associativo, vengano nominati tali dal Consiglio Direttivo Ristretto dell’Associazione.
• Sono considerati soci benemeriti i soci effettivi o sostenitori che si sono particolarmente distinti nella promozione e nella crescita dell’associazione la quale, grazie al loro operato o al loro supporto economico, ha acquisito particolare lustro. Vengono nominati dal Consiglio Direttivo Ristretto dell’Associazione.
Art. 7 – Diritti - Quote - Contributi
Tutti i Soci godono degli stessi diritti, con le sole eccezioni previste per i soci “onorari” e per i soci “fondatori”.
Tutti i soci (ad eccezione degli “onorari”) sono tenuti al pagamento della quota annuale che viene stabilita dal Consiglio Direttivo e ratificata dall'Assemblea.
La qualità di socio è personale e non si trasmette agli eredi.
I soci che non avranno formalizzato il proprio recesso entro il 31 ottobre di ciascun anno conserveranno la loro qualità di soci con obbligo di conferimento della quota annuale da corrispondersi entro e non oltre la data del 31 dicembre di ciascun anno.
E' obbligo di ciascun socio provvedere all'aggiornamento dei dati personali conferiti all'atto della prima iscrizione.
La qualità di socio si perde per i seguenti motivi:
1. morte
2. recesso
3. esclusione per delibera motivata del Consiglio Direttivo, nei casi gravi di:
a. indegnità
b. inosservanza dello statuto e delle deliberazioni sociali
c. reiterato ritardo o mancato pagamento della quota associativa annuale
In ogni caso il socio uscente o gli eredi del socio defunto non avranno diritto ad alcuna restituzione della quota sul fondo comune.
Art. 8 – Organi dell'Associazione
Sono organi dell'associazione:
a) l'Assemblea dei soci;
b) il Presidente;
c) il Vice Presidente
d) Il Tesoriere
e) Il Segretario
f) il Consiglio Direttivo;
g) il Consiglio Direttivo Ristretto di coordinamento dell'associazione;
h) l’organo consultivo dei soci fondatori
Art. 9 – Presidente
Il Presidente ha la rappresentanza legale dell’Associazione, compresa anche la legittimazione attiva e passiva in giudizio.
Il mandato ad agire o resistere in giudizio nelle controversie eccedenti l'ordinaria amministrazione dell'Associazione deve essere conferito con delibera del Consiglio Direttivo, con salvezza di ogni iniziativa urgente.
Art. 10 – Vice Presidente
Il Vice Presidente, nominato dal Presidente tra i componenti del Consiglio Direttivo, rappresenta l’Associazione in tutti i casi di assenza o impedimento del Presidente, tranne che in giudizio.
Art. 11 – Tesoriere
Il Tesoriere può essere scelto fra i consiglieri. E’ preposto al coordinamento e al funzionamento dei servizi amministrativi, nonché all’attività finanziaria dell’Associazione, nel quadro di bilancio di previsione.
Art. 12 – Segretario
Il Segretario soprintende la gestione amministrativa ed economica dell’Associazione, di cui sottoscrive gli atti congiuntamente al Presidente; si occupa del registro protocollo per la registrazione della corrispondenza in arrivo e in partenza; redige i verbali delle sedute del Consiglio Direttivo, trascrive quelli relativi alle assemblee generali degli associati, curando che questi siano sottoscritti dal Presidente e dal Segretario ed eventualmente dal Vice Presidente.
Cura le procedure di iscrizione e recesso, per mezzo di apposito registro Soci da lui custodito e l’emissione delle quote.
Art. 13– Consiglio Direttivo
Il Direttivo è eletto dall’Assemblea in numero non inferiore a cinque e non superiore a 11.
Tutti i Consiglieri durano in carica cinque anni, sono rieleggibili.
E’ facoltà del Consiglio cooptare membri anche se non soci.
Qualora un Consigliere dia luogo a tre assenze consecutive dalle sedute del Consiglio - ritenute ingiustificate dal Consiglio stesso - esso viene dichiarato decaduto dalla carica con provvedimento del Presidente.
Il Consiglio può procedere alla copertura di eventuali posti resi vacanti tra Consiglieri tramite cooptazione.
I Consiglieri eletti nel corso del mandato elettivo seguono agli effetti della decadenza il turno che sarebbe spettato a coloro che essi hanno sostituito.
Non possono rivestire il ruolo di Consiglieri amministratori di società o comunque soci in rappresentanza di società che abbiano interessi diretti in attività di conservazione sostitutiva o comunque sviluppino software di gestione documentale e/o conservazione sostitutiva, salvo che la loro partecipazione al Consiglio Direttivo non sia effettuata a titolo personale e con l’impegno di rappresentare gli interessi di tutti i soci.
Il Consiglio Direttivo riveste un ruolo principalmente di carattere scientifico e i suoi componenti si impegnano a sviluppare in seno alle Commissioni Tecniche approfondimenti e tematiche di interesse per l’associazione.
Il Consiglio Direttivo, inoltre, svolge principalmente compiti di straordinaria amministrazione, eccettuati quelli espressamente riservati all’Assemblea dei soci dal presente Statuto, e in particolare:
● nomina, a maggioranza dei suoi membri, il Presidente, il Tesoriere, il Segretario. Il Consiglio Direttivo può affidare il compito di Segretario dell’Associazione ad un Organismo esterno. In questo caso l’Organismo svolge tutti i compiti richiesti alla Segreteria proponendo al Consiglio, per la sua accettazione, un proprio referente quale Segretario;
● determina la quota associativa annuale;
● predispone il conto consuntivo e il bilancio preventivo ai fini delle successive delibere dell'assemblea;
● costituisce e modifica commissioni tecniche che avranno il compito di sviluppare specifiche tematiche della dematerializzazione documentale e determina i componenti delle stesse e il loro numero. Ogni Commissione sarà guidata da un Presidente e un suo Vice nominati dal Consiglio Direttivo;
● Su proposta del Consiglio Direttivo Ristretto, approva la costituzione di nuove sedi locali dell'associazione sul territorio nazionale, comunitario e internazionale e nomina il delegato territoriale scelto tra i soci di ANORC;
● approva e delibera eventuali Regolamenti interni.
Il Consiglio si riunisce tutte le volte che il Presidente lo ritenga necessario o che ne sia fatta richiesta dalla maggioranza dei suoi membri e comunque almeno una volta l’anno per predisporre i bilanci annuali consuntivo e preventivo e deliberare in ordine all’ammontare della quota sociale annua ed ai termini massimi per il rinnovo delle adesioni all’associazione.
Le convocazioni del Consiglio possono avvenire tramite una mailing list del Consiglio Direttivo che sarà sviluppata a cura del Presidente e/o Segretario e comunque le riunioni del Consiglio si possono svolgere anche tramite strumenti di discussione via Internet, scelti dal consiglio stesso.
I verbali delle riunioni sono redatti dal Segretario, successivamente trasmessi agli altri consiglieri ed eventualmente pubblicati in apposita sezione del sito web a disposizione dei soci.
Le deliberazioni si adottano a maggioranza semplice dei presenti. In caso di parità di voti prevale quello del Presidente.
Art. 14 Consiglio Direttivo Ristretto di Coordinamento dell'Associazione
Il Consiglio Direttivo Ristretto è composto da Presidente, Vice Presidente, Tesoriere e Segretario.
Il Consiglio Direttivo Ristretto ha poteri di ordinaria amministrazione e, in particolare:
• cura l’attuazione delle delibere assembleari
• delibera sulle domande di ammissione dei soci e sulle modalità di partecipazione dei soci benemeriti e onorari;
• cura la predisposizione dei regolamenti interni;
• risponde a richieste di patrocinio,
• cura i rapporti con gli altri soci,
• riscontra le richieste di iscrizione,
• valuta le richieste di apertura di nuove sedi territoriali, proponendole per l’istituzione al Consiglio Direttivo
• organizza e promuove, attraverso la segreteria, eventi di carattere nazionale e coordina eventi di carattere locale attraverso i delegati territoriali,
• cura, attraverso la segreteria, il rimborso di spese ordinarie o di spese sostenute da associati o terzi incaricati di svolgere qualsiasi attività in nome e per conto dell’Associazione
Le deliberazioni del Consiglio Direttivo Ristretto si adottano a maggioranza semplice dei presenti. In caso di parità di voti prevale quello del Presidente.
Art. 15 - Convocazione dell’Assemblea
I soci sono convocati in assemblea dal Consiglio almeno una volta all’anno o anche su richiesta dei soci che rappresentino almeno 1/10 degli iscritti, mediante comunicazione via e-mail, diffusa per conoscenza anche sul sito web, contenente l’ordine del giorno, almeno 20 giorni prima di quello fissato per l’adunanza di prima convocazione.
Art. 16 - Poteri dell’Assemblea
L’Assemblea delibera sui bilanci consuntivo e preventivo predisposti dal Consiglio Direttivo, sulle modifiche dello statuto e su quant'altro è ad essa demandato dallo Statuto.
Elegge altresì i componenti del Consiglio Direttivo.
Art. 17 - Partecipazione all’Assemblea
Hanno diritto di intervenire all’Assemblea tutti i soci in regola con il pagamento della quota annua di associazione.
I soci possono farsi rappresentare esclusivamente da altri soci. La delega deve essere conferita in forma scritta.
Art. 18 - Modalità di svolgimento dell’Assemblea ed elezioni
L’Assemblea si riunisce in Italia all'indirizzo comunicato annualmente nella convocazione. E' ammessa alternativamente la riunione assembleare telematica, con modalità da stabilirsi annualmente a cura del Consiglio Direttivo, purché comunicate ai soci nell'avviso di convocazione.
L’Assemblea può eleggere tra i soci un Presidente, che dirige i lavori assembleari, e un Segretario verbalizzante, altrimenti tali ruoli saranno svolti dal Presidente e dal Segretario del Consiglio Direttivo.
L’Assemblea delibera con la maggioranza semplice dei voti dei soci presenti, in proprio o attraverso valida delega scritta.
Per l’elezione del Consiglio Direttivo il socio vota cinque preferenze; risulta eletto chi riporta il maggior numero di voti; in caso di parità si procede a ballottaggio.
Le deliberazioni contenenti modifiche statutarie o che prevedono lo scioglimento dell'Associazione devono essere approvate con maggioranza qualificata dei soci presenti.
I verbali delle delibere assembleari sono pubblicati in apposita sezione del sito web a disposizione dei soci.
Art. 19 – Gratuità delle cariche
L’assunzione e l’espletamento delle funzioni connesse alle cariche associative è gratuito. Il Consiglio Direttivo può comunque stabilire il rimborso delle spese sostenute dagli associati incaricati di svolgere qualsiasi attività in nome e per conto dell’Associazione.
Art. 20 - Fondo comune
Il fondo comune dell’Associazione è costituito:
• dai versamenti delle quote di iscrizione e di quelle associative annuali;
• da eventuali fondi di riserva costituiti dalle eccedenze di bilancio;
• da eventuali donazioni, elargizioni e lasciti;
• da eventuali contributi di enti pubblici e privati.
Art. 21 - Scioglimento
Lo scioglimento dell’Associazione è deliberato dall’Assemblea con le maggioranze di cui all'art.18 comma 6, la quale delibererà in ordine alla devoluzione del patrimonio a favore di enti o associazioni che svolgano attività analoghe.
Art. 22 –Normativa
Per tutto quanto non previsto nel presente statuto si applicano le regole consuetudinarie adottate dalla costituzione dell'Associazione e le vigenti disposizione di legge.
Statuto modificato e approvato in data 4 dicembre 2008 in assemblea annuale svoltasi in Roma.
